La asistente es, en la mayor parte de los casos, quien toma las decisiones más importantes de la oficina, la empresa y en muchos casos, hasta de la vida personal de su jefe. Esta acción no necesariamente viene como parte de la descripción del puesto. Este reconocimiento se gana; es un privilegio, un voto de confianza que se trabaja poco a poco con esfuerzo y dedicación.
Existen 2 tipos de asistentes administrativos:
Las que impactan y las que son impactadas. Ambos grupos poseen cualidades, destrezas y carácterísticas que los diferencian claramente entre sí.
*Por un lado tenemos la Asistente Impactada:
-Es la típica coge mensaje, lleva el café, y obedece las órdenes del jefe como una autómata sin cuestionar, aunque tenga alguna opinión al respecto.
Este tipo de asistente puede ser ideal para el jefe sabelotodo o gruñón, pero aún así, hasta el más jaquetón prefiere un ser humano que un accesorio robótico.
-La asistente impactada es tímida (sinónimo de inseguridad), poquita, habla en voz muy baja o permanece callada. Evita leer, asistir a seminarios o aprender algo adicional pues cree que no vale la pena, no tiene tiempo o no lo necesita. Puede ser inteligente pero pero teme expresar sus ideas pues piensa que su puesto se lo impide. Se visualiza como una “simple asistente” y así es como la verán todos.
*Por otro lado está la Asistente Impactante e Irreemplazable:
-Esta es la profesional segura de sí misma, es el pez en el agua. Se da cuenta de que su puesto es imprescindible y ella lo hace ser así (cualidad indispensable para retener y brillar en el mismo). La asistente impactante lee, busca información y toma adiestramientos en todo lo que llegue a sus manos. Se visualiza como un éxito y se convierte en exitosa; su actitud es positiva ante la vida y entiende que su punto de vista es importante y está dispuesta a aportar sus conocimientos cuando sea necesario.
-Es fiel a su empresa y a su jefe y los defiende dondequiera que esté. El jefe y los miembros de la empresa u oficina cuentan con su opinión y la respetan como profesional y como ser humano, ella se lo ha ganado. Le delegan responsabilidades cada vez mayores y depositan su confianza en ella al tomar las decisiones.
He aquí las cualidades más importantes que debe poseer la Asistente Irreemplazable:
Actitud de ganadora
-Cree en tí misma, edúcate, adiéstrate, date cuenta de que realmente eres un éxito.
-Siéntete segura de ti misma, de tu inteligencia, de tu profesionalismo, de lo que sabes…
Proactiva
-Ofrece la milla extra en vez de esperar por instrucciones
-Sé eficiente en vez de ser una carga
-Ofrece tu ayuda cuando estés menos atareada (cuando necesites de su
ayuda más adelante, estarán en deuda contigo)
-Aprende, estudia, analiza y observa todas las labores de tu oficina
entendiendo de lo que se trata cada una convirtiéndote en irreemplazable
Vístete como una profesional
-Que tu ropa interior nunca se refleje en su exterior
-Si utilizas falda, que sea de un ancho y un largo cómodo para ti (mantén tu mente libre de otras preocupaciones)
-Mantén tu escote fuera de la oficina, (recuerda que lo único que deseas que noten es tu trabajo)
-Utiliza tacones siempre, aunque no sean altos. (los zapatos son los que dictan tu estilo profesional)
-Tu ropa no tiene que ser costosa, pero procura que sea de buen gusto y apropiada para la oficina
Maquíllate de acuerdo a la iluminación de la oficina
-El maquillaje debe ser suave y natural y siempre debes
estar pendiente de verte perfecta (tu espejo es tu aliado). Deja lo dramático y brilloso para la discoteca.
Evita ser el estereotipo de la asistente con la cabeza “llena de aire”
-Evita las uñas que parecen garras y que tienen diseños extremos en las mismas (esas asustan al jefe). Manténlas a un largo activo con el que puedas fácilmente hacer de todo en la oficina y utiliza colores suaves y profesionales.
-Evita utilizar perfumes fuertes; mientras más sutil y delicado sea el aroma, más profesional te proyectarás.
Promueve las relaciones interpersonales
-Llévate bien con todo el mundo en y fuera de la oficina. Evita involucrarte en los chismes y saca partido de las buenas relaciones para conseguir las cosas más rápido y con menor esfuerzo. Ayuda para que te
ayuden. Tu jefe se impresionará con tus contactos y tu eficiencia.
Sé organizada
-Tu labor es la de organizar la vida del jefe y de todos los que laboran en la oficina. Conviértete en el modelo a seguir y dicta cátedra en todo lo referente a tu área. (Esto incluye archivos, gavetas, listados de teléfonos y hasta tu cartera y tu carro).
Actitud de ganadora
-Cree en tí misma, edúcate, adiéstrate, date cuenta de que realmente eres un éxito.
-Siéntete segura de ti misma, de tu inteligencia, de tu profesionalismo, de lo que sabes…
Sé Proactiva
-Ofrece la milla extra en vez de esperar por instrucciones.
-Sé eficiente en vez de ser una carga.
-Ofrece tu ayuda cuando estés menos atareada (cuando necesites de su
de su ayuda más adelante, estarán en deuda contigo).
-Aprende, estudia, analiza y observa todas las labores de tu oficina
entendiendo de lo que se trata cada una convirtiéndote en irreemplazable.
Vístete como una profesional
-Que tu ropa interior nunca se refleje en su exterior.
-Si utilizas falda, que sea de un ancho y un largo cómodo para ti (mantén tu mente libre de otras preocupaciones).
-Mantén tu escote fuera de la oficina, (recuerda que lo único que deseas que noten es tu trabajo).
-Utiliza tacones siempre, aunque no sean altos. (los zapatos son los que dictan tu estilo profesional).
-Tu ropa no tiene que ser costosa, pero procura que sea de buen gusto y apropiada para la oficina.
Maquíllate de acuerdo a la iluminación de la oficina
-El maquillaje debe ser suave y natural y siempre debes
estar pendiente de verte perfecta (tu espejo es tu
aliado). Deja lo dramático y brilloso para la discoteca.
Evita ser el estereotipo de la asistente con la cabeza “llena de aire”
-Evita las uñas que parecen garras y que tienen diseños extremos en las mismas (esas asustan al jefe). Manténlas a un largo activo con el que puedas fácilmente hacer de todo en la oficina y utiliza colores suaves y profesionales.
-Evita utilizar perfumes fuertes; mientras más sutil y delicado sea el aroma, más profesional te proyectarás.
Promueve las relaciones interpersonales
-Llévate bien con todo el mundo en y fuera de la oficina. Evita involucrarte en los chismes y saca partido de las buenas relaciones para conseguir las cosas más rápido y con menor esfuerzo. Ayuda para que te
ayuden. Tu jefe se impresionará con tus contactos y tu eficiencia.
La asistente es el filtro de la empresa, es la que otorga o no acceso al que llega, llama o quiere una audiencia. Todo jefe necesita un apoyo, un consultor, un paño de lágrimas y un psicólogo. Está en ti que él deposite su confianza en tu profesionalismo. Te percibirá como un activo y delegará toda responsabilidad en tu criterio y experiencia.
La asistente que es considerada irreemplazable es un arma infalible en todas las áreas de su profesión y si ejecuta sus estrategias con excelencia se convertirá en el poder detrás del trono demostrando en todo momento la calidad y prestigio de su profesión.
